1. Tujuan
Memberikan panduan dalam proses pembuatan, pengelolaan, pemantauan, dan penonaktifan akun email institusi bagi sivitas akademika dan tenaga kependidikan.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh civitas akademika (mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan) yang memiliki hak akses terhadap akun email resmi institusi.
3. Definisi
- Akun Email Institusi: Akun email dengan domain resmi universitas (misal:
@unbrah.ac.id). - Pemohon: Mahasiswa, dosen, atau tenaga kependidikan yang berhak mendapatkan akun email.
- Admin TI: Tim pengelola sistem email pada unit Teknologi Informasi.
4. Prosedur Pengelolaan
A. Pembuatan Akun Baru
- Pemohon (individu/unit) mengajukan permintaan melalui formulir atau sistem permohonan online.
- Admin TI melakukan verifikasi data (status keaktifan, NIP/NIM, unit kerja, dll).
- Akun dibuat sesuai format standar (misal:
nama@unbrah.ac.id). - Informasi akun dan panduan penggunaan dikirimkan ke pemohon melalui surat.
B. Pengelolaan Akun Aktif
- Admin TI melakukan monitoring akun aktif secara berkala (login terakhir, kapasitas, aktivitas mencurigakan).
- Permintaan reset password atau perubahan data dilakukan melalui formulir perubahan akun dan disetujui atasan langsung atau unit terkait.
- Pengguna wajib menjaga kerahasiaan kredensial dan mengikuti kebijakan penggunaan.
C. Penonaktifan Akun
- Akun dinonaktifkan secara otomatis bagi:
- Mahasiswa lulus/DO setelah masa tenggang 3 bulan.
- Pegawai/dosen resign/pensiun sesuai notifikasi kepegawaian.
- Data pada akun dapat diarsipkan atas permintaan resmi.
- Akun yang terindikasi disalahgunakan akan diblokir sementara untuk evaluasi.
5. Dokumen Pendukung
- Formulir Permohonan Akun Email Institusi
- Formulir Reset Password / Perubahan Data
- Kebijakan Penggunaan dan Penamaan Email Institusi
- Daftar Akun Aktif dan Riwayat Aktivitas