1. Tujuan
Prosedur ini disusun untuk memastikan bahwa proses pengajuan, persetujuan, dan pembuatan domain baru di lingkungan Universitas Baiturrahmah berjalan dengan tertib, terstandar, dan sesuai dengan kebijakan teknologi informasi universitas.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh unit kerja, fakultas, program studi, lembaga, dan organisasi di bawah Universitas Baiturrahmah yang memerlukan domain baru untuk kebutuhan resmi kegiatan akademik dan non-akademik.
3. Definisi
- Domain : Alamat unik yang digunakan untuk mengakses layanan internet Universitas Baiturrahmah (contoh: fakultas.unbrah.ac.id).
- LPTIK : Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Baiturrahmah yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pendaftaran domain.
- Unit Pemohon : Fakultas, program studi, atau lembaga yang mengajukan permintaan domain baru.
4. Dokumen Pendukung
- Surat pengajuan domain baru dari unit kerja
- Surat Persetujuan / Disposisi dari Rektor
- Berita Acara Aktivasi Domain
5. Catatan
- Semua domain baru wajib menggunakan format standar namaunit.unbrah.ac.id.
- Domain tidak boleh digunakan untuk kegiatan di luar kepentingan resmi universitas.
- Permintaan pembuatan domain hanya dapat dilakukan oleh pejabat struktural yang berwenang di masing-masing unit.
6. Uraian Prosedur
- Unit kerja mengajukan surat permohonan pembuatan domain baru yang ditujukan kepada Rektor dengan tembusan ke LPTIK.
- Rektor menelaah dan memberikan persetujuan atas permohonan tersebut.
- Surat permohonan yang telah disetujui didisposisikan ke LPTIK untuk ditindaklanjuti.
- LPTIK melakukan analisis teknis terhadap kebutuhan domain, termasuk kesesuaian nama domain, struktur subdomain, dan tujuan penggunaan.
- Staf teknis LPTIK membuat domain baru di server dan DNS universitas sesuai standar penamaan “unit.unbrah.ac.id”.
- LPTIK melakukan uji coba akses untuk memastikan domain berfungsi dengan baik.
- LPTIK mendokumentasikan domain baru ke dalam daftar domain resmi universitas.
- LPTIK menginformasikan domain baru kepada unit pemohon dan pihak terkait.